Hallituksen sokea piste
Harva toiminto vaikuttaa viimeiseen riviin enemmän kuin hankinta — ja harva saa vähemmän huomiota hallituksessa. Tämä kuilu ei ole hallinnoinnin yksityiskohta. Se on yksi suurimmista hallitsemattomista arvopotentiaaleista useimmissa yrityksissä.
Vaikutus vastaan huomio
Toimialasta riippumatta ostetut tavarat ja palvelut ovat yksi yrityksen suurimmista kustannuseristä — teollisuudessa, logistiikassa ja rakentamisessa usein selvästi yli puolet kokonaiskustannuksista. Tästä seuraava laskutoimitus on yksinkertainen ja harvoin lausuttu: maltillinen prosentuaalinen parannus hankinnassa siirtää liiketulosta enemmän kuin suuri prosentuaalinen kasvu myynnissä, koska säästetty euro valuu viimeiselle riville kokonaan, kun taas myyty euro saapuu nettona marginaalin jälkeen.
Hallitusten asialistat eivät heijasta tätä. Myyntiputki, rahoitus ja strategiakatsaukset palaavat kokouksesta toiseen; hankinta nousee esiin tyypillisesti silloin, kun jokin on mennyt pieleen — toimitushäiriö, vaatimustenmukaisuusongelma, kustannusylitys. Suurinta kustannuserää hallitseva toiminto saa murto-osan huomiosta, joka annetaan toiminnoille, joiden vaikutus on murto-osa. Ei siksi, että joku olisi niin päättänyt, vaan siksi, ettei kukaan päättänyt toisin.
Luottamuskuilu
Kysy johtoryhmältä, ovatko heidän ostohintansa kilpailukykyisiä, ja useimmat vastaavat kyllä. Kysy, mihin tuo luottamus perustuu, ja vastaus on yleensä yksi kolmesta: sopimukset kilpailutettiin jossain vaiheessa, toimittajasuhteet ovat pitkiä ja luottamuksellisia, tai raportoidut säästötavoitteet on saavutettu.
Mikään näistä ei ole todiste tämän päivän hinnoista. Kolme vuotta sitten tehty kilpailutus ei kerro mitään nykymarkkinasta. Pitkä toimittajasuhde kerryttää yhtä hyvin hiljaista katetta kuin hyvää tahtoa. Ja omaa budjettia vasten mitatut säästöt kertovat, miten suoriuduitte itse asettamaanne lukuun nähden — eivät sitä, mitä markkina olisi kestänyt. Epämukava kaava, joka näkyy aina kun hinnat lopulta vertaillaan kategoria kerrallaan, on että luottamus ja kilpailukyky korreloivat tuskin lainkaan. Yritykset eivät tiedä hintojensa olevan korkeita juuri siksi, ettei mikään niiden rutiinissa paljastaisi sitä.
Potentiaali ei lopu koskaan
Toinen väärinkäsitys on hiljaisempi: että hankinnan parantaminen on projekti — jotain, mikä tehdään kerran, kirjataan ja jätetään taakse. Kokeneet hankinta-ammattilaiset tietävät päinvastaista. Markkinat liikkuvat, toimittajien kustannusasemat muuttuvat, valikoimat ajelehtivat, ja kaksi vuotta sitten oikea kategoriastrategia on tänään vanhentunut. Työ kasautuu sen sijaan että valmistuisi: kilpailutuksia tehdään yhä uudelleen, sopimuksia neuvotellaan uusiksi, kategorioita leikataan ja määritellään uudelleen faktojen kertyessä.
Siksi hankinnan käsittely kertaluonteisena kustannusohjelmana aliarvioi sitä järjestelmällisesti. Kustannusohjelma päättyy. Hankintakyvykkyys — faktat, määrittelyt, kilpailutusrytmi — tuottaa jatkuvasti, sykli syklin jälkeen. Jokainen kilpailutus terävöittää dataa seuraavaa varten.
Mitä tämä tarkoittaa hallitukselle
Johtopäätös ei ole, että hallitusten pitäisi tehdä kilpailutuksia. Se on, että hankinta ansaitsee saman kohtelun kuin mikä tahansa sen taloudellisen painoarvon toiminto: pysyvän huomion, faktapohjaisen raportoinnin ja rehelliset vertailut. Kolme kysymystä riittää alkuun. Mitkä ovat hintamme kategoria kerrallaan markkinaan nähden — mitattuna, ei oletettuna? Milloin kukin suuri kategoria viimeksi kilpailutettiin? Ja kuinka suuri osuus ostoistamme todella tapahtuu neuvottelemillamme sopimuksilla?
Useimmat johtoryhmät eivät pysty vastaamaan näihin rutiiniraportoinnistaan. Se on sokea piste — ja se on myös mahdollisuus, sillä yritykset, jotka sulkevat sen ensimmäisinä, neuvottelevat faktoilla kilpailijoita vastaan, jotka neuvottelevat yhä luottamuksella.