Krokotiili-ilmiö
Säästö sovitaan sopimuksen allekirjoituspäivänä. Siitä päivästä lähtien se alkaa vuotaa. Kilpailuttamanne hinta ja todellisuudessa maksamanne hinta erkanevat vuosi vuodelta — ja niiden välinen kuilu näyttää krokotiilin avoimilta leuoilta.
Havainnollistava. Kilpailutettu hinta pysyy paperilla; maksettu hinta ajelehtii kolmen mekanismin kautta.
Miksi leuat avautuvat
Kilpailutus on hetki. Sopimus on ajanjakso. Useimmat organisaatiot panostavat hetkeen ja hyvin vähän ajanjaksoon, ja markkina tietää sen. Kolme mekanismia tekee suurimman osan vahingosta.
Indeksikorotukset, joista kukaan ei neuvottele. Lähes jokaisessa sopimuksessa on hinnantarkistuksen salliva ehto — raaka-aineindeksi, valuuttakori, »yleinen kustannuskehitys«. Toimittaja ehdottaa; ostaja, muiden asioiden kiireessä, hyväksyy. Neljän prosentin korotus ensimmäisenä ja viiden toisena vuonna ei tunnu uudelleenneuvottelulta. Kolmen vuoden sopimuskaudella se on hiljaa palauttanut suuren osan siitä, mitä kilpailutus voitti. Osa korotuksista on perusteltuja. Harvaa tarkistetaan todellista indeksiä vasten, ja vielä harvempaa neuvotellaan alas indeksin laskiessa.
Ostaminen sopimuksen ulkopuolelta. Kilpailutettu hinta koskee vain sopimukselle tehtyjä tilauksia. Useimmissa yrityksissä merkittävä osa ostoista ei koskaan päädy sinne — tilaaja pitää toimittajan verkkokauppaa helpompana, paikallisella yksiköllä on omat tapansa, projekti ostaa tarvitsemansa siellä missä on. Jokainen näistä tilauksista tehdään listahintaan, eikä yksikään näy säästöraportissa, koska säästöraportti mittaa sopimusta, ei kulutusta.
Nimikkeet, jotka eivät koskaan olleet kilpailutuksessa. Valikoimat ajelehtivat. Uusia nimikkeitä ilmestyy, määrittelyt muuttuvat, korvaava tuote ottaa hinnoitellun paikan. Jokainen uusi nimike saapuu ilman kilpailutettua hintaa ja ostetaan toimittajan tarjoamaan hintaan. Kahden vuoden kuluttua merkittävä osa »kilpailutetun« sopimuksen volyymista ei ole tosiasiassa koskaan ollut kilpailussa.
Miksi kukaan ei näe sitä
Ilmiö on näkymätön rakenteellisesta syystä: sopimuksen neuvotelleet mittasivat tuloksensa allekirjoituspäivänä, eivätkä laskut maksavat koskaan nähneet kilpailutusta. Säästöt raportoidaan kerran, vanhan ja uuden hinnaston erotuksena. Maksettua hintaa ei raportoida koskaan, koska se vaatisi jokaisen laskurivin täsmäyttämistä sovittuun hintaan nimiketasolla — työtä, jota kukaan ei omista eikä mikään ERP:n vakioraportti tuota.
Niinpä sopimus on »voimassa», säästöt on »kirjattu», ja todellinen hinta nousee muutaman prosentin vuodessa paikassa, jota mikään raportti ei katso. Johto uskoo kategorian olevan hoidossa. Kun sopimus tulee uusittavaksi, lähtötaso on hiljaa siirtynyt — ja seuraavaa kilpailutusta juhlitaan sellaisen maaperän takaisinvoittamisesta, jota ei koskaan pitänyt menettää.
Leukojen pitäminen kiinni
Ratkaisu ei ole parempi neuvottelu. Se on erilainen suhde sopimuksen ja sitä seuraavien tapahtumien välillä. Kolme ehtoa sulkee kuilun.
Jokainen tilaus sopimukselle. Neuvotellulla hinnalla on merkitystä vain, jos organisaatio todella ostaa sillä. Se edellyttää, että sopimus on helpoin tapa tilata — yksi paikka, jokainen työntekijä, sovittu nimike sovittuun hintaan, ei mitään etsittävää. Sopimususkollisuus ei ole vaatimustenmukaisuuskampanja; se on tilausvirran seuraus.
Jokainen laskurivi sovittua hintaa vasten. Kun tilaukset, vastaanotot ja laskut kulkevat yhdessä virrassa, kilpailutetun ja maksetun hinnan vertailu ei ole projekti — se on sivutuote. Indeksikorotukset tulevat näkyviin sinä kuukautena, kun ne tapahtuvat. Uudet hinnattomat nimikkeet merkitään, ei niellä.
Joku, jonka työ on ajanjakso, ei hetki. Hinnankorotukset tarkistetaan todellista indeksiä vasten koko blokin volyymi keskustelun takana. Sisään ajelehtivat nimikkeet hinnoitellaan ja lisätään. Kategoriat kilpailutetaan uudelleen rytmissä, ei silloin kun joku sattuu muistamaan.
Kysymys, joka kannattaa esittää
Ei »kilpailutimmeko tämän kategorian?» vaan »mitä maksoimme siitä viime neljänneksellä, nimikkeittäin, sovittuun verrattuna?». Useimmat yritykset eivät osaa vastata. Ne, jotka osaavat, ovat sulkeneet krokotiilin leuat — ja juuri niille kilpailutuksen tulos on kolme vuotta myöhemmin yhä sen arvoinen kuin allekirjoituspäivänä.