Hur kan ett medelstort eller stort företag minska inköpskostnaderna?
Inköpskostnaderna kan minskas på tre sätt: genom att betala mindre för det som köps, genom att köpa mer rätt och genom att lägga mindre på själva köpet. De flesta företag känner till åtgärderna. Det som saknas är volym, kapacitet och fakta för att genomföra dem.
Det korta svaret
Fem åtgärder ger störst effekt, och de fungerar bäst tillsammans:
- Samla volymen hos färre leverantörer och på färre artiklar.
- Konkurrensutsätt kategori för kategori på artikelnivå, och omförhandla vid varje prisändring.
- Se till att avtalen faktiskt används.
- Använd transaktionsdata som faktaunderlag för nästa upphandling.
- Samarbeta med andra företag om volymen när den egna volymen inte räcker.
Resten av artikeln förklarar varje åtgärd, vad den kräver och vilka vägar ett företag kan välja för att genomföra dem.
Varför det lönar sig att börja med inköp
För många företag är inköpta varor och tjänster den största kostnadsposten i resultaträkningen. Som storleksordning motsvarar köp av varor och tjänster omkring 75 procent av omsättningen i tillverkande företag och omkring 70 procent i bygg- och anläggningsverksamhet, medan personalkostnaderna utgör omkring 17 respektive 25 procent (antagande baserat på norsk strukturstatistik för 2024). Varje sparad krona går direkt till resultatet, utan att företaget behöver sälja mer. Ändå får inköp sällan samma uppmärksamhet från styrelse och ledning som försäljning och omsättning. Varför det är så beskrivs i Inköp: kostnadsbasen styrelsen ägnar minst tid åt.
1. Samla volymen
Volym som är spridd på många leverantörer försvagar förhandlingspositionen i varje enskild förhandling. Färre leverantörer per kategori och ett standardiserat sortiment ger leverantören en volym som är värd att konkurrera om, och ger företaget färre relationer att följa upp, färre artiklar och lägre lager- och administrationskostnader. Det är också i standardiseringen som företaget köper mer rätt: en stor del av kostnaden bestäms av specifikationen, långt innan priset förhandlas.
2. Konkurrensutsätt kategori för kategori
Ett avtal är aldrig bättre än den konkurrens det ingicks i. Varje kategori bör konkurrensutsättas eller omförhandlas med jämna mellanrum, specificerad utifrån det som företaget faktiskt köper och prissatt per artikel. En procentrabatt på ett listpris (rekommenderat pris) som företaget inte kontrollerar säger lite om vad som faktiskt betalas. Det förklaras i Priser på artikelnivå i stället för procentrabatt på en okänd prisnivå. Arbetet slutar inte heller vid undertecknandet: priserna ändras under avtalsperioden, och varje ändring måste kontrolleras och vid behov omförhandlas. Vad som händer när ingen gör det beskrivs i Krokodileffekten.
3. Se till att avtalen används
Ett framförhandlat pris är värt något först när det används. I många företag sker en stor andel av köpen utanför avtal, eftersom det är enklare att beställa som förut. Ett enda gemensamt purchase to pay-flöde, där beställning, attest, godsmottagning och fakturakontroll sker på samma ställe, gör avtalet till den enklaste vägen. Då blir avtalspriset det pris som faktiskt betalas, och kostnaden för varje beställning sjunker.
4. Använd data
Leverantören vet vad alla kunder betalar. Köparen känner bara till sitt eget pris, och ofta bara på fakturanivå. Transaktionsdata på artikelnivå rättar till obalansen: de visar vad som köps, till vilket pris och hur priset utvecklas, och de ger nästa upphandling ett faktaunderlag i stället för en uppskattning.
5. Samarbeta när den egna volymen inte räcker
Även stora företag saknar i många kategorier den volym som krävs för att nå de bästa priserna, och få har kapacitet att konkurrensutsätta allt de köper. Då är lösningen att samla volymen med andra företag. Internationellt kallas det collaborative purchasing: oberoende företag förhandlar inköpsvolymen som en helhet och delar kompetens, plattform och faktaunderlag. Konkurrensreglerna förbjuder inte sådant samarbete i sig. Det avgörande är hur samarbetet är utformat, bland annat att det enbart riktas bakåt i värdekedjan, mot leverantörerna. Ramarna beskrivs i Är inköpssamarbete lagligt?
Fyra vägar till genomförande
De fem åtgärderna kan genomföras på fyra sätt. De flesta företag kombinerar flera av dem.
| Vad det ger | Vad det kräver | Begränsning | |
|---|---|---|---|
| Egen inköpsfunktion | Full kontroll och närhet till behoven | Kategorikompetens, analyskapacitet och system i egen regi | Volymen är företagets egen, och kapaciteten räcker sällan till alla kategorier |
| Inköpskonsult | Snabb effekt i utvalda kategorier, med metod och kapacitet utifrån | Ett avgränsat projekt och intern uppföljning efteråt | Engångseffekt. Volymen är fortfarande företagets egen, och besparingen avtar utan uppföljning |
| Inköpscentral (GPO) | Snabb tillgång till färdigförhandlade avtal, med låg tröskel | Lite. Kunden väljer ur en katalog | Rabatt på listpris i stället för pris per artikel, och litet inflytande över avtalet |
| Inköpssamarbete (collaborative purchasing) | Samlad volym, delad kompetens, gemensam plattform och gemensamt faktaunderlag | Åtagande att använda avtalen och deltagande i upphandlingarna | Förutsätter att flera företag vill samma sak. Besparingen kommer kategori för kategori |
Vägarna utesluter inte varandra. Ett företag med en stark inköpsfunktion får ut mer av ett samarbete, eftersom det vet vad det ska kräva. Skillnaden mellan de två sista vägarna beskrivs i Inköpssamarbete eller inköpscentral: vad är skillnaden?
Tre frågor som visar var företaget står
Hur stor andel av inköpsvolymen har konkurrensutsatts de senaste tre åren? Hur stor andel av köpen görs faktiskt på avtal? Känner företaget till priset per artikel, och hur det har utvecklats sedan avtalet undertecknades? Kan frågorna besvaras med siffror, vet företaget var potentialen finns. Kan de inte det, är den första åtgärden att ta fram fakta.
Aitenda
Aitenda är en strategisk allians mellan oberoende företag, organiserad som ett strategiskt inköpssamarbete. Medlemmarna samlar inköpsvolymen, och Aitenda förhandlar den som en helhet, kategori för kategori, på artikelnivå. Alla medlemmar får samma priser och villkor, beställer genom aitenda.net och äger sina egna data. De fem åtgärderna genomförs därmed i en och samma modell.