OKTOBER 2026 · DEFINITION
Hvad er et indkøbssamarbejde?
Fra løse indkøbsgrupper til fuldt integrerede samarbejder: hovedmodellerne, hvad hver af dem leverer, og hvor dybden i samarbejdet gør forskellen.
Læs (på engelsk) →Adgang gives gennem virksomhedens medlemskab. Single sign-on via din medlemsorganisation understøttes.
AITENDA® er et registreret varemærke. © 2026 Aitenda.
STRATEGISK INDKØBSSAMARBEJDE
Samlet indkøbsvolumen,
forhandlet som én blok.
Aitenda samler hele indkøbsvolumen fra flere virksomheder i én forhandlingsblok. Medlemmerne forbliver uafhængige — og hvert enkelt medlem får de samme vilkår.
Bedre priser
+øget loyalitet over for leverandøraftalerne
+bedre purchase-to-pay-processer
=
Lavere totalomkostninger
Hvert udbud forhandles med hele blokkens vægt — intet medlem står nogensinde alene.
DEFINITIONHvad er et indkøbssamarbejde?
Et indkøbssamarbejde er et netværk af uafhængige virksomheder, der samler deres indkøbsvolumen og forhandler leverandøraftaler som én blok. Læs: Hvad er et indkøbssamarbejde? (på engelsk) →
01Udfordringen
Næsten alle store virksomheder har de samme fem problemer.
01
For mange leverandører
Fragmenteret volumen svækker forhandlingspositionen. Hver leverandørrelation kræver tid og ressourcer.
02
For mange artikler
Et overlappende, ukontrolleret sortiment øger lageromkostningerne og gør standardisering og forhandling vanskelig.
03
For få indkøbere
Indkøbsteamene er for små. Tiden går med bestilling, brandslukning og compliance — for lidt tid til udbud og strategiske opgaver.
04
Lav volumen
Selv store virksomheder mangler tilstrækkelig volumen i mange kategorier til at nå de bedste priser.
05
Lav aftaleloyalitet
En stor andel af købene sker uden for forhandlede aftaler. Besparelsen afgøres ikke ved forhandlingsbordet, men ved hver enkelt ordre.
HVORFOR DET VARER VED
DEN BLINDE VINKEL
Få funktioner flytter bundlinjen mere end indkøb — og få får mindre opmærksomhed i bestyrelseslokalet. De fleste ledelser tror, at deres priser er konkurrencedygtige. Fakta, kategori for kategori, siger som regel noget andet.
Læs artiklen →
KROKODILLEEFFEKTEN
Besparelsen aftales på underskriftsdagen — og begynder at lække dagen efter. Prisjusteringer, ingen forhandler, bestillinger uden om aftalen og nye varer, der aldrig blev udbudt, åbner et gab mellem den pris, I aftalte, og den pris, I betaler. År for år vokser gabet.
Læs artiklen →
RESULTATET
Totalomkostningen er langt højere, end den behøver at være — i pris, tid og risiko.
Og når fakta lægges på bordet, er indkøbsbetingelserne som regel dårligere, end ledelsen tror.
REGN SELV
Hvad er indkøb værd for dit resultat?
Tre tal fra eget regnskab. Beregneren gør resten.
{{ calcLine1 }}
+{{ calcResultPct }} %
Driftsresultat {{ calcAbs }} MDKK
Forudsætter uændret omsætning og øvrige omkostninger. Illustrativt — viser løftestangen, ikke et løfte.
02Sådan fungerer det
Fire trin. Én blok.
Et strategisk indkøbssamarbejde — ikke en indkøbscentral, og ikke en leverandør. Én blok, hver kategori: hvert udbud bærer den samlede volumen fra alle medlemmer.
1
Aggregér
Aitenda samler medlemmernes indkøbsvolumen — på artikelniveau. En kategoristrategi fastlægges.
2
Udbud
Aitenda gennemfører udbud på den samlede volumen baseret på anerkendt indkøbsmetodik — kategori for kategori med priser på artikelniveau — ikke generelle rammeaftaler. Leverandørerne konkurrerer om kategorien.
3
Purchase-to-pay
Tildelte leverandøraftaler publiceres af leverandøren i en fælles purchase-to-pay-e-handelsplatform, Aitenda.net — med én bestillings- og godkendelsesproces for alle medarbejdere hos alle medlemmer. Integreret med ERP.
4
Genforhandl
Hver prisændring fra leverandøren udløser en genforhandling — på fakta fra Aitenda.net og eksterne indeks. Udbudspris og betalt pris holdes sammen.
03Indsigt
Indkøb handler om fakta og indsigt.
Aftaler forhandles ikke på mavefornemmelse og holdninger. Gennem Aitenda.net analyserer vi hvert medlems ordrer, fakturaer og berigede produktdata fra leverandørerne — sammen med priser, tendenser og resultater — til ét faktabaseret billede.
AI-støttet indsigt
Ikke kun markedsindsigt — indsigt i hvert medlems behov og krav, spend og leverandørbonusser. AI-værktøjer klassificerer artikler, matcher produkter på tværs af leverandører og afdækker pristendenser i et omfang, intet manuelt team kunne klare.
Præcise udbud
Indsigten findes med ét formål: udbud på kategoriniveau, specificeret på artikelniveau — så leverandørerne prissætter præcis det, medlemmerne faktisk køber. Og ja — det er fuldt muligt at standardisere priser også på skræddersyede behov.
Dine data forbliver dine
Alle ordrer, fakturaer og produktdata giver unik indsigt i behov og krav. Medlemmerne forbliver uafhængige, med fuld ret til at eksportere egne data.
04Platformen — Aitenda.net
Ikke bare en portal — navet i modellen.
En underskrevet aftale er kun det halve resultat. Uden én fælles bestillings- og godkendelsesproces reduceres gevinsten, loyaliteten over for aftalerne forbliver lav — og datasættet forbedres ikke.
Aitenda.net lukker det hul. Leverandørerne præsenterer og vedligeholder deres kataloger, alle medarbejdere bestiller ét sted, varemodtagelse og faktura godkendes i ét flow — integreret med hvert medlems ERP.
Hver transaktion både håndhæver aftalerne og skaber de data, der driver den næste.
Leverandørerne ejer kataloget. Den tildelte leverandør vedligeholder og beriger produktdata ved kilden — intet katalogarbejde for medlemmerne, øget salg for leverandøren.
Én indgang. Hvert medlem når Aitenda.net via en knap på eget intranet — alle medarbejdere bestiller, og varemodtagelse og fakturagodkendelse sker i samme flow.
Ét dataflow til ERP. Integreret med SAP, Microsoft Dynamics, IFS og andre — fra ordre til bogført faktura uden dobbeltregistrering.
RESULTATET FOR DIN VIRKSOMHED
Ét flow i Aitenda.net
Aftaleloyalitet ↑·Procesomkostninger ↓·Skifteomkostninger ↓·Fakta på artikelniveau ↑
Realiserede besparelser · Skarpere indsigt
Aftaleloyaliteten stiger, når Aitenda.net er den nemmeste måde at bestille på. De forhandlede priser bliver de priser, der faktisk betales — og hver bestilling koster mindre at behandle.
Aitenda.net er navet i modellen — ikke en portal ved siden af. Platformen omsætter forhandlede aftaler til realiserede besparelser, og hver transaktion til skarpere indsigt.
05Procurement excellence
En slank organisation. Førstehåndsindsigt.
Aitenda kender medlemmernes behov på første hånd — ikke gennem account managers eller spørgeskemaer. Indsigten kommer fra to steder: de fakta, der akkumuleres i Aitenda.net, og udbudsteams, hvor Aitendas indkøbere og analytikere arbejder direkte sammen med folk fra medlemsorganisationerne. Det er også derfor, Aitendas organisation forbliver slank.
Fakta — ikke mavefornemmelse
Hver ordre og faktura i Aitenda.net dokumenterer, hvad medlemmerne faktisk køber og har brug for — kategori for kategori. Udbuddene tager afsæt i det faktabillede, ikke i antagelser.
Anerkendt metodik
Hver kategori følger hele source-to-contract-processen — fra kategoristrategi til underskrevet aftale — med etableret og anerkendt indkøbsmetodik. Samme disciplin gælder i hvert udbud, så resultaterne er sammenlignelige og gentagelige på tværs af blokken.
Medlemmer i hvert udbud
Hvert udbud drives som et indkøbsprojekt med folk fra medlemsorganisationerne på holdet — kravene kommer direkte fra kilden, og kategorividen holdes opdateret.
Slank som konsekvens
Når indsigten kommer direkte fra data og udbudsteams, er der ikke brug for led til at indsamle, fortolke og oversætte medlemmernes behov. Organisationen forbliver lille — og omkostningerne ved at drive den lave.
06Derfor er det fair
Ens leverandørvilkår for alle medlemmer sikrer fairness — med transparent indsigt.
Dine data forbliver dine
Medlemmerne forbliver uafhængige. Hvert medlem har til enhver tid fuldt ejerskab og fuld kontrol over egne transaktionsdata — med fuld eksportret i maskinlæsbart format, uden fastlåsning. Aitenda arbejder med dataene, men ejer dem aldrig.
Ligebehandling
Hvert medlem får de samme priser og de samme vilkår på hver leverandøraftale — uden undtagelser.
Ingen sidder for bordenden
Alle medlemmer er ligestillede. På leverandøraftalerne findes ingen ankerkunde, ingen volumentrin og ingen særvilkår — de samme produktpriser og vilkår for hele blokken, uanset medlemmets volumen i kategorien.
Ligebehandlingen gælder leverandøraftalerne. Aitendas eget servicehonorar skalerer med volumen, så større medlemmer betaler relativt mindre pr. krone i spend — med vilje. Alle medlemmer vinder, når virksomheder med store volumener melder sig ind og gør blokken større.
07Medlemskab
Bygget til virksomheder, der køber meget — men ikke nok alene.
Drevet alene er indkøb en operativ omkostningsfunktion. Drevet som én blok bliver det en konkurrencefordel.
Samlet indkøbsvolumen giver typisk 10–25 % prisreduktion inden for udbudte kategorier — mindre i nogle, mere i andre. Og effekten stopper aldrig: kategorierne genforhandles igen og igen, og hver runde starter med bedre indsigt end den forrige. En selvforstærkende proces.
Industrivirksomheder
Mellemstore og store industrivirksomheder med betydelig indkøbsvolumen — direkte og indirekte: råvarer og komponenter såvel som MRO, emballage, værktøj, sikkerhedsudstyr og facility-ydelser. Spend, der er stort samlet set, men for fragmenteret til at blive forhandlet godt fabrik for fabrik.
Ejendom og byggeri
Bygherrer, ejendomsselskaber og totalentreprenører med tilbagevendende volumen på tværs af projekter: byggematerialer, tekniske installationer, værktøj, sikkerhedsudstyr og pladsydelser. Indkøb, der i dag forhandles projekt for projekt, uden at nogen bærer volumenen på tværs.
SENERE FASER
Netværket kan åbnes for HORECA, logistik & 3PL og andre brancher, efterhånden som blokken vokser.
08For leverandører
Leverandørerne er partnere i modellen.
Aitenda repræsenterer blokkens samlede volumen — men aftaler fungerer kun, når begge sider vinder. Vi samler volumen, øger loyaliteten til aftalen — og dermed leverandørens dækningsbidrag — og vi bygger langsigtede leverandørrelationer på samme fundament: mindre bureaukrati, volumen, lave salgsomkostninger og en professionel modpart.
Tildelt volumen er realiseret volumen
Hvert medlem bestiller på aftalen gennem aitenda.net. Det, du vinder i udbuddet, er det, du leverer — aftaleloyalitet er bygget ind i flowet, ikke overladt til tilfældighederne.
Én modpart, lave salgsomkostninger
Ét udbud giver adgang til blokkens samlede volumen — tildelt som én eller flere kontrakter pr. kategori, som kategorien kræver. Én modpart, ét katalog, ét ordreflow: markant lavere omkostninger ved at betjene.
En faktabaseret, transparent proces
Udbuddene specificeres på artikelniveau og tildeles på fakta. Du ved, hvad der skal til for at vinde — og gør du det ikke, ved du hvorfor.
Relationer, der udvikler sig
Tildelte leverandører vedligeholder deres eget katalog i aitenda.net og møder én professionel modpart gennem hele aftaleperioden. Vi arbejder med vores leverandører om sortiment, standardisering og service — leverancen evalueres sammen, ikke inspiceres på afstand.
Win-win by design. Tildelte leverandører får volumen og loyalitet på tværs af hele blokken — stærkere dækningsbidrag selv med skarpere priser. Medlemmerne får bedre priser og service. Stabile leverancer inden for det aftalte prisindeks beholder aftalen. Partnerskab er pointen, ikke undtagelsen.
Kontakt os som leverandør
09Ledelse
Tor Tennvassås
CEO & Founding Partner
Tor grundlagde Aitenda for at give mellemstore og store virksomheder forhandlingspositionen til at reducere de samlede indkøbsomkostninger. Lavere priser og effektive purchase-to-pay-processer — uden at give afkald på uafhængigheden eller dataene.
Han ledede Gress Gruppen i fem år — et indkøbssamarbejde med 4,5 milliarder NOK i indkøbsvolumen, og et datterselskab, der håndterede 10 milliarder NOK gennem sin purchase-to-pay-platform. Før det serieiværksætter — stifter og direktør for ISTINN, senere INTUNOR, en Visma-certificeret outsourcingvirksomhed inden for ERP-software og økonomi — og i 15 år fagansvarlig for supply chain management ved Høgskolen i Østfold. Via NBI har Tor undervist hundredvis af indkøbs- og logistikchefer.
10For investorer
Fælles indkøbsinfrastruktur for Europas mellemstore og store virksomheder.
Indkøb i mellemmarkedet er stort, fragmenteret og underforhandlet — og ingen enkelt virksomhed kan løse det alene. Aitenda bygger netværket, der gør det: aggregering, udbud på artikelniveau, purchase-to-pay og en fælles indkøbsorganisation i ét transparent system — fra en nordisk base med et europæisk perspektiv og global rækkevidde.
11Perspektiver
Vi tænker højt.
OKTOBER 2026 · AFTALEOPFØLGNING
Krokodilleeffekten
Hvorfor udbudsprisen og den betalte pris glider fra hinanden efter underskrift — og de tre forudsætninger, der holder gabet lukket.
Læs artiklen →OKTOBER 2026 · LEDELSE
Den blinde vinkel i bestyrelseslokalet
Få funktioner påvirker bundlinjen mere end indkøb — og få får mindre opmærksomhed i bestyrelseslokalet. Hvorfor ledelsesteams overvurderer deres priser, og hvorfor potentialet aldrig slipper op.
Læs artiklen →OKTOBER 2026 · FAIRNESS
Fairness i en indkøbsblok skal være transparent og faktabaseret
Alle indkøbsgrupper hævder ligebehandling. Få kan bevise det. Derfor giver vi hvert medlem fuld indsigt i fakta — mellem løftet og medlemmerne.
Læs (på engelsk) →OKTOBER 2026 · UDBUD
Priser på artikelniveau — ikke procentrabatter på ukendt prisniveau
En generøs procentrabat på en prisliste, du ikke kontrollerer, er ikke en pris. Fakta opstår først på artikelniveau — dér hvor pengene faktisk skifter hænder.
Læs (på engelsk) →OKTOBER 2026 · DATA
Dine data er ikke prisen for medlemskabet
De fleste indkøbsnetværk tjener penge på medlemsdata. Aitendas model er bygget omvendt: du ejer dine data, altid.
Læs (på engelsk) →12Karriere
Vi bygger holdet.
Aitenda bygges af folk, der kender indkøb indefra. Vi vil gerne høre fra indkøbsspecialister, controllere og analytikere, der arbejder med fakta — folk, der driver kategorier, læser tallene bag en aftale og vil have, at deres arbejde tæller for en hel blok, ikke kun én virksomhed. Præsentér dig selv; vi bygger holdet, efterhånden som netværket vokser.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Spørgsmål og svar
Hvordan adskiller Aitenda sig fra en indkøbscentral eller GPO?
En indkøbscentral videresælger typisk færdigforhandlede katalogpriser og tjener på leverandørbonusser. Aitenda gennemfører egne udbud på medlemmernes samlede volumen, kategori for kategori på artikelniveau, og tildeler aftaler, der gælder ens for alle medlemmer: samme produktpriser og vilkår for hele blokken.
Mister medlemmerne kontrollen over deres leverandører?
Nej. Medlemmerne bestemmer, hvilke kategorier de tager ind i blokken. Aitenda opdeler kategorier i flere aftaler, hvor det gavner medlemmerne, og konkurrencen holdes i live, fordi skifteomkostningen mellem tildelte leverandører er lav.
Hvem ejer dataene?
Hvert medlem ejer sine egne transaktionsdata. Aggregerede fakta bruges til at specificere udbud og rapporteres tilbage som indsigt. Et medlems egne data sælges aldrig og forbliver medlemmets ejendom.
Hvordan sikres lige vilkår?
Alle leverandøraftaler har samme produktpriser og vilkår for hele blokken, uanset medlemmets volumen i kategorien. Tildeling, priser og vilkår rapporteres transparent til alle medlemmer.
Hvad koster et medlemskab?
Aitendas honorar skaleres med volumen — store volumener betaler relativt mindre. Honoraret fremgår af medlemsvilkårene.
Hvilke virksomheder kan blive medlem?
Mellemstore og store virksomheder med betydelig indkøbsvolumen, i første omgang industrivirksomheder. Aitenda har base i Oslo, et europæisk perspektiv og global rækkevidde — medlemmer uden for Norden er velkomne.
Hvad er aitenda.net?
aitenda.net er den fælles purchase-to-pay-platform, hvor alle medarbejdere hos medlemmerne bestiller på de forhandlede aftaler, og varemodtagelse og fakturagodkendelse sker i samme flow. Platformen integreres med SAP, Microsoft Dynamics, IFS og andre store ERP-systemer.
Dækker Aitenda både direkte og indirekte indkøb?
Ja. Aitenda forhandler samlet indkøbsvolumen på tværs af direkte og indirekte kategorier, overalt hvor medlemmernes behov kan specificeres på artikelniveau.
13Kontakt
Book møde nu.
Fortæl os, hvem I er, og hvad I køber. Vi svarer med medlemsvilkårene, transparensrammeværket og en kortlægning af jeres kategorier mod blokken. Og selvfølgelig — vi lytter til og analyserer jeres behov og krav.
Privatlivsindstillinger
Aitenda bruger cookies og lignende teknologi. Nødvendige cookies kræves, for at sitet fungerer. Du vælger selv, om vi må bruge analysecookies til at forstå, hvordan sitet bruges. Marketingcookies sættes kun med dit samtykke. Du kan ændre eller trække dit valg tilbage til enhver tid via ”Privatlivsindstillinger” nederst på siden.
Nødvendige
Kræves, for at sitet fungerer: sikkerhed, sprogvalg, formularer og dit privatlivsvalg. Kan ikke slås fra.
Altid til
Analyse
Google Analytics 4 — anonymiseret statistik om, hvordan besøgende bruger sitet. Hjælper os med at forbedre indholdet. Opbevaring: 14 måneder.
Marketing
Bruges til at måle rækkevidden af vores indhold på LinkedIn og YouTube og til at vise indlejrede videoer. Sættes kun med dit samtykke. Leverandører: LinkedIn (Insight Tag), Google/YouTube. Opbevaring: op til 24 måneder.
Privatlivspolitik
Version 1.1 – gælder fra 1. oktober 2026
Privatlivspolitikken er juridisk bindende på engelsk (punkt 14). Oversættelse følger.
1 Controller
Aitenda Group AS is the controller of the personal data described in this Privacy Policy.
Address: Seljeveien 1, 0575 Oslo, Norway · E-mail: mail@aitenda.com (please mark your enquiry "Privacy").
The processing is governed by the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), as incorporated into the EEA Agreement and implemented in Norwegian law by the Act of 15 June 2018 No. 38 relating to the processing of personal data (the Personal Data Act). As our establishment is in Norway, the Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet) acts as our lead supervisory authority for cross-border processing within the EEA.
This Privacy Policy applies to aitenda.com and aitenda.net. It also applies to our processing of personal data relating to contact persons at members, suppliers and business partners in Norway, Sweden, Denmark, Finland and other EEA countries.
Aitenda is a procurement organisation serving businesses. We primarily process personal data relating to individuals in their capacity as employees or representatives of an organisation. We do not request national identification numbers, and our services are not directed at children.
2 What we process, why, and for how long
| Data subjects | Personal data | Purpose | Legal basis (GDPR) | Retention period |
|---|---|---|---|---|
| Contact persons at members and prospective members | Name, position, organisation, e-mail address, telephone number, correspondence | Entering into and administering membership agreements, conducting tenders, reporting, invoicing and bonus settlement | Art. 6(1)(f) (legitimate interest in managing the contractual relationship with the organisation) | Term of the agreement + 5 years |
| Contact persons at suppliers, bidders and prospective suppliers | As above, and information contained in bids | Maintaining our supplier register, conducting tenders, negotiating and administering framework agreements | Art. 6(1)(f) | 5 years after the most recent contact. Bid documents not resulting in an award: 3 years |
| Users of the procurement platform, once in operation | Name, e-mail address, role, username, log-in records, activity log | Access management, security and traceability in ordering and approval workflows | Art. 6(1)(f) | Duration of the active user account + 12 months |
| Website visitors | IP address, device and browser data, cookies | Operation and security (strictly necessary). Statistics and improvement (optional) | Strictly necessary: Art. 6(1)(f). Optional: consent, Art. 6(1)(a) | As stated in the consent solution on the website |
| Persons contacting us | Name, contact details, content of the enquiry | Responding to and following up the enquiry | Art. 6(1)(f) | 12 months after the enquiry is closed |
| Recipients of newsletters and professional information | Name, e-mail address, organisation. Open and click data only with consent | Providing information about Aitenda, tenders and events | Distribution: Art. 6(1)(f), or consent under Art. 6(1)(a) for recipients in Denmark. Open and click tracking: consent, Art. 6(1)(a) | Until you opt out or withdraw your consent |
| Participants at events and supplier fairs | Name, organisation, contact details, attendance | Planning and conducting the event | Art. 6(1)(f) | 12 months after the event |
| Job applicants | CV, application, references, interview notes | Recruitment | Art. 6(1)(b) and (f) | 6 months after the recruitment process is concluded; longer only with consent |
| Invoice recipients and payment contacts | Name, contact details, transaction data | Accounting and payment | Art. 6(1)(c) (statutory bookkeeping obligations) | The periods required under the Norwegian Bookkeeping Act, currently up to five years after the end of the financial year |
Information about dietary requirements or allergies in connection with events is processed only with your explicit consent pursuant to Art. 9(2)(a) GDPR. It is deleted no later than 30 days after the event.
"Most recent contact" means the most recent communication between Aitenda and you or your organisation by e-mail, telephone, video conference, meeting or equivalent means. Newsletters and other one-way communications from Aitenda do not constitute contact. When we are informed that you have left the organisation, we delete or update your contact details.
Where we rely on legitimate interests, our interest is to operate and manage the procurement collaboration with the organisations we have agreements with. For suppliers, inclusion in our supplier register is also in the supplier’s own commercial interest. We have assessed that this interest is not overridden by your interests or fundamental rights and freedoms, because the data relate to you in your professional capacity and are limited to what is necessary.
3 Sources of personal data
We obtain personal data from you or from the organisation you represent, for example when your employer registers you as a user or contact person. We may also obtain data from public sources, such as the Brønnøysund Register Centre and equivalent Nordic registers, and from the organisation’s website.
4 Are you required to provide personal data?
Providing personal data to us is voluntary. Without contact details, however, we cannot enter into or administer agreements, conduct tenders, grant access to the procurement platform or respond to enquiries. Invoicing data are necessary for us to comply with our statutory bookkeeping obligations.
5 Recipients of personal data
We never sell personal data. Personal data are disclosed to:
(a) Members and suppliers, to the extent necessary to conduct tenders and administer concluded agreements. Contact persons at a member may be visible to suppliers and to other members participating in the same tender or category collaboration.
(b) Processors providing services to us, including the procurement platform, cloud services and e-mail, website, customer relationship management, accounting and IT support tools, including tools based on artificial intelligence. Processors act solely on our documented instructions and are bound by data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR.
(c) Advisers and public authorities: auditors, where appointed; legal advisers; and public authorities where we are under a legal obligation to disclose.
An up-to-date list of our processors is available on request.
6 Transfers outside the EEA
As a general rule, we store and process personal data within the EEA. Some providers may process personal data outside the EEA. Any such transfer takes place only where one of the following conditions is met:
(a) The European Commission has adopted an adequacy decision for the recipient country. For the United States, this includes transfers to organisations certified under the EU–US Data Privacy Framework.
(b) We have concluded the standard contractual clauses adopted by the European Commission, with supplementary measures where required.
7 Processing on behalf of members
Certain processing on the procurement platform will be carried out on behalf of the member organisation, for example where the member’s own ordering and approval data are processed in the member’s internal workflows. In such cases, the member is the controller and Aitenda acts as processor under a separate data processing agreement. Enquiries concerning such data should be addressed to your employer, and we will assist them in responding.
8 Artificial intelligence and automated decision-making
We use analytics and artificial intelligence to conduct and follow up tenders and procurement data. We require providers of such services not to use personal data received from us to train their own models.
We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you within the meaning of Art. 22 GDPR.
9 Security
We protect personal data by means of technical and organisational measures appropriate to the risk, including:
(a) access control on a need-to-know basis
(b) two-factor authentication
(c) encryption in transit
(d) data processing agreements and supervision of providers
In the event of a personal data breach, we notify the supervisory authority unless the breach is unlikely to result in a risk to the rights and freedoms of individuals. Where a breach is likely to result in a high risk, we also inform the data subjects concerned without undue delay.
10 Your rights
You have the right to:
(a) access the personal data we hold about you
(b) have inaccurate personal data rectified
(c) obtain erasure
(d) obtain restriction of processing
(e) object to processing based on legitimate interests
(f) data portability where the processing is based on consent or contract
(g) withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal
You may object at any time to the processing of your personal data for direct marketing purposes, in which case we will cease such processing. You may also opt out via the link included in every e-mail.
Please send enquiries to mail@aitenda.com, marked "Privacy". We will respond without undue delay and in any event within one month of receipt. Where necessary, taking into account the complexity and number of requests, this period may be extended by two further months, in which case we will inform you within the first month. We may ask you to verify your identity before disclosing personal data.
11 Complaints
We encourage you to contact us first. You nevertheless have the right to lodge a complaint with the supervisory authority in the country of your habitual residence, your place of work or the place of the alleged infringement:
(a) Norway: Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet) – datatilsynet.no
(b) Sweden: Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) – imy.se
(c) Denmark: Danish Data Protection Agency (Datatilsynet) – datatilsynet.dk
(d) Finland: Office of the Data Protection Ombudsman (Tietosuojavaltuutetun toimisto) – tietosuoja.fi
12 Data protection officer
Aitenda has not designated a data protection officer, as the conditions set out in Art. 37 GDPR are not met. The Chief Executive Officer is responsible for data protection within the company.
13 Changes
We update this Privacy Policy in the event of changes to our services or to applicable law. The current version and its effective date are stated at the top. We notify members and suppliers directly of material changes.
14 Language
The English version of this Privacy Policy is the governing version. Translations are provided for convenience only. In the event of any discrepancy between the English version and a translation, the English version shall prevail.