Hvordan kan et mellomstort eller stort selskap redusere innkjøpskostnadene?
Innkjøpskostnadene kan reduseres på tre måter: ved å betale mindre for det som kjøpes, ved å kjøpe riktigere, og ved å bruke mindre på selve kjøpet. De fleste selskaper kjenner tiltakene. Det som mangler, er volum, kapasitet og fakta til å gjennomføre dem.
Det korte svaret
Fem grep gir størst effekt, og de virker best sammen:
- Samle volumet på færre leverandører og færre artikler.
- Konkurranseutsett kategori for kategori på artikkelnivå, og reforhandle ved hver prisendring.
- Sørg for at avtalene faktisk brukes.
- Bruk transaksjonsdataene som faktagrunnlag for neste anbud.
- Samarbeid med andre selskaper om volumet når eget volum ikke er nok.
Resten av artikkelen forklarer hvert grep, hva det krever, og hvilke veier et selskap kan velge for å gjennomføre dem.
Hvorfor det lønner seg å begynne med innkjøp
For mange selskaper er innkjøpte varer og tjenester den største kostnadsposten i regnskapet. I norsk industri tilsvarer kjøp av varer og tjenester om lag 77 prosent av omsetningen, og i bygge- og anleggsvirksomheten om lag 69 prosent. Lønnskostnadene utgjør til sammenligning 17 og 25 prosent (Statistisk sentralbyrå, strukturstatistikk for 2024). Hver krone som spares, går rett på resultatet, uten at selskapet må selge mer. Likevel får innkjøp sjelden den samme oppmerksomheten fra styre og ledelse som salg og omsetning. Årsakene er beskrevet i Innkjøp: kostnadsbasen styret bruker minst tid på.
1. Samle volumet
Volum som er spredt på mange leverandører, svekker forhandlingsposisjonen i hver enkelt forhandling. Færre leverandører per kategori og et standardisert sortiment gir leverandøren et volum det er verdt å konkurrere om, og gir selskapet færre relasjoner å følge opp, færre artikler og lavere lager- og administrasjonskostnad. Standardiseringen er også stedet der selskapet kjøper riktigere: mye av kostnaden bestemmes av spesifikasjonen, lenge før prisen forhandles.
2. Konkurranseutsett kategori for kategori
En avtale er aldri bedre enn konkurransen den ble inngått i. Hver kategori bør konkurranseutsettes eller reforhandles med jevne mellomrom, spesifisert på det selskapet faktisk kjøper, og priset per artikkel. En prosentrabatt på en listepris (veiledende pris) som selskapet ikke kontrollerer, sier lite om hva som faktisk betales. Det er forklart i Priser på artikkelnivå i stedet for prosentrabatt på et ukjent prisnivå. Arbeidet slutter heller ikke ved signering: prisene endres gjennom avtaleperioden, og hver endring må kontrolleres og om nødvendig reforhandles. Hva som skjer når ingen gjør det, er beskrevet i Krokodilleeffekten.
3. Sørg for at avtalene brukes
En fremforhandlet pris er verdt noe først når den brukes. I mange selskaper skjer en stor andel av kjøpene utenfor avtale, fordi det er enklere å bestille som før. Én felles purchase to pay-flyt, der bestilling, godkjenning, varemottak og fakturakontroll skjer på samme sted, gjør avtalen til den enkleste veien. Da blir avtaleprisen prisen som faktisk betales, og kostnaden ved hver bestilling faller.
4. Bruk dataene
Leverandøren vet hva alle kundene betaler. Kjøperen kjenner bare sin egen pris, og ofte bare på fakturanivå. Transaksjonsdata på artikkelnivå retter opp skjevheten: de viser hva som kjøpes, til hvilken pris og hvordan prisen utvikler seg, og de gir neste anbud et faktagrunnlag i stedet for et anslag.
5. Samarbeid når eget volum ikke er nok
Selv store selskaper mangler volum i mange kategorier til å nå de beste prisene, og få har kapasitet til å konkurranseutsette alt de kjøper. Da er løsningen å samle volumet med andre selskaper. Internasjonalt kalles det collaborative purchasing: uavhengige selskaper forhandler innkjøpsvolumet under ett og deler kompetanse, plattform og faktagrunnlag. Konkurransereglene forbyr ikke slikt samarbeid i seg selv. Det avgjørende er hvordan samarbeidet er innrettet, blant annet at det holdes bakover i verdikjeden, mot leverandørene. Rammene er beskrevet i Er innkjøpssamarbeid lovlig?
Fire veier til gjennomføring
De fem grepene kan gjennomføres på fire måter. De fleste selskaper kombinerer flere av dem.
| Hva det gir | Hva det krever | Begrensning | |
|---|---|---|---|
| Egen innkjøpsfunksjon | Full kontroll og nærhet til behovene | Kategorikompetanse, analysekapasitet og systemer i eget hus | Volumet er selskapets eget, og kapasiteten rekker sjelden til alle kategorier |
| Innkjøpskonsulent | Rask effekt i utvalgte kategorier, med metode og kapasitet utenfra | Et avgrenset prosjekt og intern oppfølging etterpå | Engangseffekt. Volumet er fortsatt selskapets eget, og gevinsten svinner uten oppfølging |
| Innkjøpssentral (GPO) | Rask tilgang til ferdigforhandlede avtaler, med lav terskel | Lite. Kunden velger fra en katalog | Rabatt på listepris fremfor pris per artikkel, og liten innflytelse på avtalen |
| Innkjøpssamarbeid (collaborative purchasing) | Samlet volum, delt kompetanse, felles plattform og felles faktagrunnlag | Forpliktelse til avtalene og deltakelse i anbudene | Forutsetter at flere selskaper vil det samme. Gevinsten kommer kategori for kategori |
Veiene utelukker ikke hverandre. Et selskap med en sterk innkjøpsfunksjon får mer ut av et samarbeid, fordi det vet hva det skal kreve. Forskjellen mellom de to siste veiene er beskrevet i Innkjøpssamarbeid eller innkjøpssentral: hva er forskjellen?
Tre spørsmål som viser hvor selskapet står
Hvor stor andel av innkjøpsvolumet har vært konkurranseutsatt de siste tre årene? Hvor stor andel av kjøpene går faktisk på avtale? Kjenner selskapet prisen per artikkel, og hvordan den har utviklet seg siden avtalen ble signert? Kan spørsmålene besvares med tall, vet selskapet hvor potensialet ligger. Kan de det ikke, er det første tiltaket å skaffe fakta.
Aitenda
Aitenda er en strategisk allianse mellom uavhengige selskaper, organisert som et strategisk innkjøpssamarbeid. Medlemmene samler innkjøpsvolumet, og Aitenda forhandler det under ett, kategori for kategori, på artikkelnivå. Alle medlemmer får de samme prisene og vilkårene, bestiller gjennom aitenda.net og eier sine egne data. De fem grepene gjennomføres dermed i én modell.