Hankintayhteistyön reiluuden on oltava läpinäkyvää ja faktoihin perustuvaa

Hankintayhteistyöhön liittyminen on luottamuksen osoitus. Jäsen luovuttaa jotakin arvokasta — volyyminsa ja sen mukana osan omasta neuvotteluasemastaan — ja saa vastineeksi lupauksen: yhteistyö kohtelee sinua täsmälleen samoin kuin kaikkia muita jäseniä. Samat hinnat, samat ehdot, sama pääsy sopimuksiin.

Lupauksen ongelma on rakenteellinen, ei moraalinen. Hankintaverkoston ylläpitäjä tietää enemmän kuin jäsenet. Operaattori näkee jokaisen tilauksen, jokaisen hinnan ja jokaisen toimittajasuhteen. Jäsenet näkevät vain oman osuutensa. Tämän tiedon epäsymmetrian vuoksi jäsen ei voi pelkästään omien tietojensa perusteella varmistaa saaneensa saman kohtelun kuin viereinen jäsen. Sen on luotettava operaattorin sanaan.

Ja historia antaa jäsenille hyvät syyt epäröidä. Hankintayhteistyö voi pettää juuri tässä kohdassa: volyymiltaan hallitseva suurasiakasjäsen neuvottelee hiljaisuudessa itselleen erityisehdot jäämisensä hinnaksi; volyymiportaat palkitsevat suurimpia jäseniä pienimpien kustannuksella; toimittajabonukset kertyvät operaattorille eivätkä koskaan päädy ne synnyttäneille jäsenille. Mikään tästä ei näy ulospäin. Kaikki tämä rikkoo lupauksen.

Kulttuuri ei ole kontrolli

Tavallinen vastaus on kulttuuri: »olemme läpinäkyviä ihmisiä, emme koskaan tekisi sellaista.» Tämä vastaus ei läpäise talousjohtajan testiä. Talousjohtaja ei hyväksy omalta organisaatioltaankaan vastausta »luota meihin» — jokainen olennainen väite yrityksessä on kontrollin, täsmäytyksen ja tilintarkastuksen kohteena. Ei ole mitään syytä asettaa volyymiasi hallinnoivalle hankintaverkostolle lievempiä vaatimuksia kuin omalle taloushallinnollesi.

Aitendan kanta on siksi yksinkertainen: reiluuden on oltava rakenteen ominaisuus, ei ihmisten. Sen on kestettävä johdon vaihdos, vaikea neuvottelu ja hallitseva jäsen, joka vaatii erityiskohtelua. Rakenne kestää siellä, missä hyvä tahto antaa periksi.

Tältä rakenne näyttää

Kolme mekanismia varmistaa tämän. Ensinnäkin samat ehdot: toimittajasopimuksissa ei ole suurasiakasta erityisehdoin, ei volyymiportaita eikä etuoikeutettuja ehtoja — samat tuotehinnat ja ehdot jokaiselle jäsenelle riippumatta volyymista kategoriassa. Rakenteella, jossa ei ole etuoikeutettuja asemia, ei ole mitään salattavaa eikä mitään, mistä tinkiä.

Toiseksi avoin raportointi: samat faktat ovat kaikkien jäsenten nähtävissä. Hankintapäätökset, hinnat ja toimittajaehdot raportoidaan avoimesti yhteistyön sisällä, ja toimittajakatalogien nettohinnat ovat kaikille samat. Kuka tahansa jäsen voi verrata saamaansa siihen, mistä yhteistyö sopi. Kontrolli ei nojaa lupaukseen tai kolmanteen osapuoleen; se on jäsenillä itsellään, joilla faktat ovat.

Kolmanneksi avoimesti sovittu palkkio: ainoa asia, joka ei ole kaikille sama, on Aitendan palkkio, joka skaalautuu volyymin mukaan niin, että suuremmat volyymit maksavat suhteellisesti vähemmän. Se on vahvistettu jäsensopimuksessa, ja se kerrotaan avoimesti — koska sovittu ja näkyvä ero on aivan eri asia kuin hiljaisuudessa neuvoteltu ero.

Miksi tämä on kurinalaisuuden arvoista

Läpinäkyvyys ei ole ilmaista. Se edellyttää kurinalaisuutta siinä, miten sopimukset kirjataan, miten bonuksia seurataan ja miten hankintapäätökset dokumentoidaan — jotta jokainen jäsen näkee saman kattavan kuvan. Juuri tämä kurinalaisuus kuitenkin tekee yhteistyöstä kestävän. Verkostosta, jota jäsenet voivat valvoa faktojen perusteella, jäsenet eivät lähde — ja siihen myös epäileväiset yritykset uskaltavat liittyä. Läpinäkyvyys ei ole mallin päälle lisätty yleiskustannus. Se on syy siihen, että malli toimii.

Testi, jota kehotamme jokaista mahdollista jäsentä käyttämään, on tämä: kysy hankintaverkostolta, miten huomaisit eriarvoisen kohtelun, jos sitä esiintyisi. Jos vastaus edellyttää luottamista ihmisiin, pidä volyymisi itselläsi. Jos vastaus on rakenne — samat ehdot ja avoimet faktat, jokaisen jäsenen nähtävissä — edessäsi on yhteistyö, joka on rakennettu kestämään.