Miten keskisuuri tai suuri yritys voi pienentää hankintakustannuksiaan?
Hankintakustannuksia voi pienentää kolmella tavalla: maksamalla vähemmän siitä, mitä ostetaan, ostamalla täsmällisemmin ja käyttämällä vähemmän resursseja itse ostamiseen. Useimmat yritykset tuntevat keinot. Puuttumaan jäävät volyymi, kapasiteetti ja faktat, joilla ne toteutetaan.
Lyhyt vastaus
Viidellä toimenpiteellä on suurin vaikutus, ja ne toimivat parhaiten yhdessä:
- Volyymi keskitetään harvemmille toimittajille ja harvempiin nimikkeisiin.
- Jokainen kategoria kilpailutetaan nimiketasolla ja neuvotellaan uudelleen jokaisen hinnanmuutoksen yhteydessä.
- Varmistetaan, että sopimuksia todella käytetään.
- Transaktiodataa käytetään seuraavan kilpailutuksen faktapohjana.
- Volyymi yhdistetään muiden yritysten volyymiin, kun oma volyymi ei riitä.
Artikkelin loppuosa selittää jokaisen toimenpiteen, sen edellytykset ja reitit, joilla yritys voi toteuttaa ne.
Miksi kannattaa aloittaa hankinnoista
Monelle yritykselle ostetut tavarat ja palvelut ovat tuloslaskelman suurin kuluerä. Suuruusluokaltaan tavaroiden ja palvelujen ostot ovat teollisuudessa noin 75 prosenttia ja rakentamisessa noin 70 prosenttia liikevaihdosta, kun henkilöstökulut ovat vastaavasti noin 17 ja 25 prosenttia (oletus, joka perustuu Norjan rakennetilastoihin vuodelta 2024). Jokainen säästetty euro siirtyy suoraan tulokseen, ilman että yrityksen tarvitsee myydä enemmän. Silti hankinta saa harvoin hallitukselta ja johdolta samaa huomiota kuin myynti ja liikevaihto. Syitä käsitellään artikkelissa Hankinta: kustannuspohja, johon hallitus käyttää vähiten aikaa.
1. Keskitä volyymi
Monelle toimittajalle hajautunut volyymi heikentää neuvotteluasemaa jokaisessa yksittäisessä neuvottelussa. Kun toimittajia on kategoriaa kohden vähemmän ja valikoima on standardoitu, toimittaja saa volyymin, josta kannattaa kilpailla, ja yritykselle jää vähemmän toimittajasuhteita hoidettavaksi, vähemmän nimikkeitä ja pienemmät varasto- ja hallintokustannukset. Standardoinnissa yritys myös ostaa täsmällisemmin: suuri osa kustannuksesta määräytyy spesifikaatiossa, kauan ennen kuin hinnasta neuvotellaan.
2. Kilpailuta kategoria kerrallaan
Sopimus ei ole koskaan parempi kuin kilpailu, jossa se tehtiin. Jokainen kategoria tulisi kilpailuttaa tai neuvotella uudelleen säännöllisin väliajoin sen pohjalta, mitä yritys todella ostaa, ja nimikekohtaisin hinnoin. Prosenttialennus listahinnasta (ohjehinnasta), jota yritys ei hallitse, kertoo vähän siitä, mitä todella maksetaan. Tätä käsitellään artikkelissa Nimiketason hinnat tuntemattomasta hintatasosta lasketun prosenttialennuksen sijaan. Työ ei myöskään pääty allekirjoitukseen: hinnat muuttuvat sopimuskauden aikana, ja jokainen muutos on tarkistettava ja tarvittaessa neuvoteltava uudelleen. Artikkelissa Krokotiili-ilmiö kuvataan, mitä tapahtuu, kun kukaan ei tee sitä.
3. Varmista, että sopimuksia käytetään
Neuvotellulla hinnalla on arvoa vasta, kun sitä käytetään. Monessa yrityksessä suuri osa ostoista tehdään sopimusten ulkopuolelta, koska on helpompaa tilata kuten ennenkin. Yksi yhteinen purchase to pay -prosessi, jossa tilaaminen, hyväksyntä, tavaran vastaanotto ja laskun täsmäytys tapahtuvat samassa paikassa, tekee sopimuksesta helpoimman reitin. Silloin sopimushinnasta tulee hinta, joka todella maksetaan, ja jokaisen tilauksen käsittelykustannus pienenee.
4. Hyödynnä data
Toimittaja tietää, mitä kaikki asiakkaat maksavat. Ostaja tuntee vain oman hintansa, ja usein vain laskutasolla. Nimiketason transaktiodata korjaa epäsuhdan: se näyttää, mitä ostetaan, mihin hintaan ja miten hinta kehittyy, ja se antaa seuraavalle kilpailutukselle faktapohjan arvion sijaan.
5. Tee yhteistyötä, kun oma volyymi ei riitä
Suurillakaan yrityksillä ei monessa kategoriassa ole parhaisiin hintoihin riittävää volyymia, ja harvalla on kapasiteettia kilpailuttaa kaikki ostamansa. Silloin ratkaisu on yhdistää volyymi muiden yritysten volyymiin. Kansainvälisesti tästä käytetään nimitystä collaborative purchasing: itsenäiset yritykset neuvottelevat hankintavolyyminsa yhtenä kokonaisuutena ja jakavat osaamisen, alustan ja faktapohjan. Kilpailusäännöt eivät sinänsä kiellä tällaista yhteistyötä. Ratkaisevaa on, miten yhteistyö on järjestetty, muun muassa se, että se suuntautuu arvoketjussa taaksepäin, toimittajiin. Puitteet kuvataan artikkelissa Onko hankintayhteistyö laillista?
Neljä reittiä toteutukseen
Nämä viisi toimenpidettä voi toteuttaa neljällä tavalla. Useimmat yritykset yhdistävät niistä useita.
| Mitä se antaa | Mitä se vaatii | Rajoite | |
|---|---|---|---|
| Oma hankintatoiminto | Täysi hallinta ja toiminta lähellä tarpeita | Kategoriaosaamista, analyysikapasiteettia ja järjestelmiä omassa organisaatiossa | Volyymi on vain yrityksen oma, ja kapasiteetti riittää harvoin kaikkiin kategorioihin |
| Hankintakonsultti | Nopea vaikutus valituissa kategorioissa, ulkopuolisella menetelmällä ja kapasiteetilla | Rajatun projektin ja sisäisen seurannan sen jälkeen | Kertaluonteinen vaikutus. Volyymi on edelleen vain yrityksen oma, ja hyöty hiipuu ilman seurantaa |
| Hankintarengas (GPO) | Nopea pääsy valmiiksi neuvoteltuihin sopimuksiin matalalla kynnyksellä | Vähän. Asiakas valitsee luettelosta | Alennus listahinnasta nimikekohtaisen hinnan sijaan ja vähäinen vaikutusvalta sopimukseen |
| Hankintayhteistyö (collaborative purchasing) | Yhdistetty volyymi, jaettu osaaminen, yhteinen alusta ja yhteinen faktapohja | Sitoutumista sopimuksiin ja osallistumista kilpailutuksiin | Edellyttää, että useampi yritys haluaa samaa. Hyöty syntyy kategoria kerrallaan |
Reitit eivät sulje toisiaan pois. Yritys, jolla on vahva hankintatoiminto, hyötyy yhteistyöstä enemmän, koska se tietää, mitä vaatia. Kahden viimeisen reitin eroa käsitellään artikkelissa Hankintayhteistyö vai hankintarengas: mikä on ero?
Kolme kysymystä, jotka näyttävät, missä yritys nyt on
Kuinka suuri osa hankintavolyymista on kilpailutettu kolmen viime vuoden aikana? Kuinka suuri osa ostoista tehdään todella sopimuksilta? Tunteeko yritys nimikekohtaisen hinnan ja sen, miten se on kehittynyt sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen? Jos kysymyksiin voi vastata luvuilla, yritys tietää, missä potentiaali on. Jos ei voi, ensimmäinen toimenpide on hankkia faktat.
Aitenda
Aitenda on itsenäisten yritysten strateginen liittouma, joka on järjestetty strategiseksi hankintayhteistyöksi. Jäsenet yhdistävät hankintavolyyminsa, ja Aitenda neuvottelee sen yhtenä kokonaisuutena, kategoria kerrallaan, nimiketasolla. Kaikki jäsenet saavat samat hinnat ja ehdot, tilaavat aitenda.netin kautta ja omistavat omat tietonsa. Näin kaikki viisi toimenpidettä toteutuvat yhdessä ja samassa mallissa.